仕事のミスを防ぐ手帳の使い方とは？
テーマ : 1．時間管理
キーワード : 手帳
この記事のポイント
仕事でミスをしてしまった経験は誰でもあると思います。例えば、忙しい時に新しい仕事が発生し、その内容を書類の余白にメモしたが、書いたことを忘れて、トラブルが発生してしまった。このようなミスは、手帳を上手に活用することで回避することができます。
手帳に情報を集約することで仕事のミスを減らすことができる
仕事でミスをしたことは誰でもあると思います。不思議なもので、仕事が忙しい時に限って、ドンドン新しい仕事が発生するのです。
以前、仕事が忙しい時に上司が来て、新しい仕事をやるように言われました。あまりにも忙しかったので、仕事の内容を書類の余白に書いておきました。
しかし、その書類をシュレッダーで破棄してしまい、仕事の内容を分からなくなり、支障が出たことがありました。この時は、言われた仕事を覚えていたので、改めて聞くことで対処することができました。
一番困ったのが、上司から言われた仕事を忘れてしまい、大きなトラブルになったことです。この時は、トラブル対応に多くの時間がかかりました。
やらなくても良い仕事はやらないようにする
仕事を忘れてしまった結果のトラブル対応は、きちんと仕事を忘れずにやっていれば、やらなくても良い仕事です。
「やらなくても良い仕事はやらない」これが仕事の効率化をするためにとても重要なことになります。仕事を効率化していくには、このようなミスは絶対に避けなければなりません。
大きなトラブルを経験して以来、新しい仕事を言われたら、必ず手帳に書くようにすることでミスをしないように心がけています。
全ての情報を手帳に集約しておくと、裏返して言えば、手帳を見返せば何でも分かることになります。こうすることで、ミスを最小限に抑えることができます。
おすすめの手帳は1日1ページ
仕事の管理には手帳が必要不可欠なツールになります。書店や文具店に行くと、たくさんの手帳があります。1ヶ月タイプ、2週間タイプ、1週間タイプなど。
私がオススメしている手帳は、1日1ページの手帳です。
なぜ1日1ページの手帳がオススメなのかと言うと「メモ欄が多い」からです。1ヶ月タイプ、1週間タイプの手帳だと、メモを書くスペースが少ないのです。
1日1ページの手帳だとスペースが広すぎるのであれば、2日1ページの手帳もオススメです。
私は、ちょっとしたメモ、打ち合わせの内容、アイデアなど、とにかく手帳に書くようにしています。
行動へのステップ
・やるべき仕事やスケジュールは1冊の手帳に集約する
・手帳を見れば、自分のやるべき仕事の全体像が分かるようにしておく
・手帳は1日1ページがメモがたくさん書けるのでオススメ
