新しい仕事が割り込んできた時の対応方法

テーマ : 1．時間管理

この記事のポイント

優先度の高い仕事が割り込んできたり、急なクレームが発生したり、自分の予定通りに仕事が進むことは少ないと思います。常に仕事の全体像と優先度を把握して、割り込んできた仕事の内容をきちんと見極め、対応する必要があります。

緊急のトラブルが発生した時の対応が仕事の能力差になる

自分の予定通りに仕事が進むことはほとんどありません。急なクレームや、優先度の高い仕事が割り込んでくると、今までやっていた仕事を中断して、そちらの仕事を優先させなければなりません。

この時の対応を上手にできるかが、そのまま仕事の能力差になります。

常に仕事の全体像を把握し、優先度を意識しながら仕事を進める

仕事ができる人は、新しく入ってきた仕事の優先度をきちんと把握して、新しい仕事の方が優先度が高い場合、優先度の高い新しい仕事を優先させて、その仕事が終わったら、通常の業務に戻ります。

一方、仕事ができない人は、新しく入ってきた仕事の優先度を把握せずに、優先度の低い仕事でもやってしまいます。

その結果、優先度の高い仕事をおろそかにしてしまい、クレームに発展して、さらに時間をかけてそのクレーム対応をすることになります。

自分のミスで、本来ならやらなくても良い仕事をやらなければならなくなります。

こうならないためには、自分の仕事を手帳にリストアップして、優先度を意識しながら仕事をすることが必要です。

そして、新しい仕事が入ってきたら、手帳にきちんとその仕事内容を記入して、どの仕事を優先させるべきかを考えます。

新しい仕事の優先度が低ければ、今やっている仕事をそのまま続けます。もし、今やっている仕事より優先度が高ければ、そちらの仕事を進めるようにします。

この判断が短時間でできるようになると、円滑に仕事がこなせるようになります。

新しい仕事が、今やっている仕事より優先度が高い場合

新しい仕事が、今やっている仕事より優先度が高い場合、今やっている仕事を中断し、新しく入ってきた仕事をやります。

この時注意しなければならないことは、今やっている仕事がどこまで進んでいるかを手帳に記入しておきます。

そして、新しい仕事が終了した後、中断した仕事を再開する時に始めやすいようにしておきます。決して、やりっぱなしで中断させてはいけません。

新しい仕事が、今やっている仕事より優先度が低い場合

新しい仕事が、今やっている仕事より優先度が低い場合、今やっている仕事をそのまま進めます。この時、新しい仕事をどのタイミングでやるかを決めておきましょう。

行動へのステップ

・自分の仕事をすべてリストアップして優先度を把握する
・新しい仕事が入ったら、仕事リストと比較する
・新しい仕事が、仕事リストの中で一番優先度が高い場合は、新しい仕事を行う
・新しい仕事が、仕事リストの中で一番優先度が高くない場合は、今の仕事を継続する